Qué puede hacer realmente

La inteligencia artificial está entrando prácticamente en todos los departamentos de las empresas, y recursos humanos no es una excepción. Durante años, muchas de las tareas de RR. HH. han estado relacionadas con procesos administrativos, gestión de documentación, selección de candidatos, formación, comunicación interna y seguimiento de empleados. Ahora, buena parte de esas actividades pueden apoyarse en herramientas de inteligencia artificial. Pero ojo, existe una diferencia importante entre decir que la IA puede utilizarse en recursos humanos y afirmar que puede encargarse de los recursos humanos de una empresa.

La primera afirmación es cada vez más cierta; la segunda puede resultar muy problemática. La IA puede analizar grandes cantidades de información, automatizar tareas repetitivas, responder preguntas de los empleados, ayudar a redactar ofertas de trabajo, organizar procesos de selección, resumir entrevistas, recomendar contenidos de formación y detectar determinados patrones en los datos. También puede convertirse en un asistente permanente para el departamento de RR. HH., reduciendo una parte importante del trabajo administrativo.

Sin embargo, cuando las decisiones afectan directamente a una persona —por ejemplo, contratarla, promocionarla, evaluar su rendimiento o finalizar su relación laboral— la situación cambia. En estos casos entran en juego cuestiones relacionadas con la privacidad, la discriminación, la transparencia y la responsabilidad empresarial. Por eso, la verdadera pregunta no es solamente qué puede hacer la IA en recursos humanos, sino también qué debería hacer, qué no debería hacer y dónde debe mantenerse la supervisión humana.

¿En qué consiste realmente aplicar IA a recursos humanos?

La inteligencia artificial aplicada a recursos humanos consiste en utilizar sistemas capaces de analizar información, reconocer patrones, generar contenido, automatizar procesos o interactuar con empleados y candidatos para mejorar determinadas funciones del departamento. Esto puede incluir tecnologías muy diferentes: un sistema puede utilizar IA para analizar currículums, mientras que otro puede funcionar como asistente conversacional para responder preguntas sobre vacaciones o políticas internas.

También existen herramientas capaces de analizar datos de la plantilla para ayudar a identificar necesidades de formación o posibles problemas de rotación. La IA generativa añade otra posibilidad: crear contenido. Un profesional de RR. HH. puede utilizarla para preparar un primer borrador de una oferta de empleo, redactar comunicaciones internas, convertir documentación compleja en una explicación más sencilla o crear materiales para una sesión de formación. Los sistemas más avanzados también pueden actuar como agentes capaces de ejecutar determinadas tareas conectándose con diferentes aplicaciones empresariales.

En este caso, ya no se limitan a responder una pregunta, sino que pueden participar en flujos de trabajo más completos. IBM, por ejemplo, describe aplicaciones de agentes de IA en RR. HH. para tareas como adquisición de talento, experiencia del empleado, administración y determinados procesos relacionados con el cumplimiento. La idea fundamental es que la IA no es una única herramienta, es un conjunto de tecnologías que pueden integrarse en diferentes partes del ciclo de vida de un empleado.

Usar IA para la contratación

Una de las áreas donde más sentido tiene utilizar inteligencia artificial es la contratación. Cuando una empresa recibe cientos de currículums para una oferta, revisar manualmente toda esa información puede consumir muchas horas. Las herramientas de IA pueden ayudar a organizar las candidaturas, extraer información relevante y comparar determinados requisitos con las características solicitadas para el puesto. También pueden utilizarse para redactar ofertas de trabajo, buscar candidatos, automatizar comunicaciones iniciales y coordinar entrevistas.

Algunas soluciones incluso incorporan asistentes que responden preguntas frecuentes de los candidatos y ayudan a gestionar las primeras fases del proceso. Imaginemos una empresa que necesita contratar a veinte personas en pocas semanas. En lugar de que el equipo de RR. HH. tenga que realizar manualmente cada una de las tareas administrativas, la IA puede encargarse de una parte del trabajo previo: organizar candidaturas, identificar coincidencias con los requisitos definidos, preparar comunicaciones y coordinar horarios. Esto no significa que la IA deba decidir automáticamente quién consigue el puesto; una aplicación mucho más razonable consiste en utilizarla como herramienta de apoyo para que el reclutador pueda dedicar más tiempo a las fases en las que realmente necesita intervenir. La conversación con el candidato, la valoración del contexto, la comprobación de referencias y la decisión final siguen requiriendo criterio humano.

Además, hay que tener mucho cuidado con la aparente objetividad de los algoritmos, ya que un sistema puede procesar los currículums de forma rápida y aplicar siempre las mismas reglas, pero eso no garantiza que esas reglas sean justas; si los datos utilizados para desarrollar o configurar un sistema contienen determinados sesgos, la tecnología puede reproducirlos o incluso hacerlos menos visibles.

Creación de ofertas de trabajo con IA

Una aplicación mucho más sencilla y con menos riesgo consiste en utilizar IA generativa para preparar ofertas de empleo. Un responsable de recursos humanos puede introducir información sobre el puesto, las responsabilidades, los conocimientos necesarios y las condiciones y pedir a la IA que genere un primer borrador. Por ejemplo: «Redacta una oferta de empleo para un técnico de soporte informático. La empresa tiene 50 empleados y busca una persona con experiencia en atención al usuario, redes y resolución de incidencias. Utiliza un tono profesional, evita requisitos innecesarios y estructura el anuncio para que resulte claro para los candidatos.» La respuesta puede servir como punto de partida y el profesional de RR. HH. puede posteriormente corregirla, eliminar requisitos que no sean realmente necesarios y adaptarla al tono de la empresa.

Esta aplicación puede parecer sencilla, pero tiene una ventaja importante: permite reducir tiempo en tareas de redacción sin delegar una decisión especialmente delicada en la IA. También puede utilizarse para crear diferentes versiones de una misma oferta destinadas a distintos canales de publicación.

La IA puede trabajar con la información de las entrevistas

Las entrevistas de trabajo generan una cantidad considerable de información. La IA puede ayudar a transcribirlas, resumirlas y organizar los puntos principales. Después de una entrevista, por ejemplo, un sistema puede generar un resumen de los temas tratados, las preguntas realizadas y las respuestas proporcionadas, reduciendo así el tiempo que el reclutador dedica a tomar notas y organizar información. También puede ayudar a estructurar entrevistas para que diferentes candidatos respondan a preguntas comparables. Sin embargo, utilizar IA para intentar determinar automáticamente la personalidad, las emociones o la idoneidad de una persona a partir de su voz, rostro o comportamiento es una cuestión mucho más delicada.

No todo lo técnicamente posible resulta apropiado desde el punto de vista empresarial o legal. En la Unión Europea, el Reglamento de IA considera de alto riesgo determinados sistemas utilizados en empleo, gestión de trabajadores y acceso al autoempleo, incluyendo usos relacionados con la contratación y selección, decisiones sobre condiciones laborales, promoción, terminación, asignación de tareas y monitorización o evaluación del rendimiento. Por tanto, una empresa que quiera incorporar IA en estas áreas necesita analizar cuidadosamente para qué utiliza el sistema y qué impacto tiene sobre las personas.

IA para responder a las dudas de los nuevos trabajadores

El proceso de incorporación de un trabajador nuevo puede generar muchas preguntas, y la IA es capaz de echarnos una mano con todas ellas. Frente a preguntas frecuentes como: ¿Dónde están los documentos? ¿Cómo se solicita una tarjeta de acceso? ¿Cuándo se cobra? ¿Cómo se solicitan vacaciones? ¿Qué herramientas debe utilizar? ¿Dónde puede consultar la política interna? Un asistente de IA conectado a la documentación interna puede responder automáticamente.

Esto puede ser especialmente útil en empresas con muchos empleados o estructuras distribuidas en diferentes ciudades y países donde, en lugar de enviar constantemente correos electrónicos al departamento de RR. HH., el trabajador podría consultar un asistente interno disponible durante todo el día. Por ejemplo, frente a la pregunta: «¿Cuántos días de vacaciones tengo disponibles y cómo puedo solicitar uno?» El asistente podría consultar las políticas internas y orientar al empleado hacia el procedimiento correspondiente. La ventaja no está solamente en ahorrar trabajo a RR. HH, también mejora la experiencia del empleado porque reduce los tiempos de espera. Las soluciones actuales de IA para RR. HH. ya se utilizan para responder preguntas frecuentes, guiar procesos de incorporación y facilitar el autoservicio de los empleados.

IA para formación de empleados

Otra de las aplicaciones con mayor potencial está relacionada con la formación. Una empresa puede tener cientos de empleados con diferentes puestos, conocimientos y necesidades, y ofrecer exactamente la misma formación a todo el mundo no siempre es la solución más eficiente. La IA puede analizar determinadas características profesionales y ayudar a recomendar contenidos relacionados con las habilidades que cada persona necesita desarrollar.

Por ejemplo, un empleado que acaba de asumir responsabilidades de gestión podría recibir recomendaciones de formación sobre liderazgo, organización de equipos y comunicación, mientras que otro trabajador que quiera avanzar hacia un puesto técnico podría recibir sugerencias relacionadas con determinadas competencias. La IA generativa también permite crear materiales de aprendizaje adaptados a diferentes niveles.

Un mismo contenido puede transformarse en una explicación básica, una guía avanzada, un cuestionario o un ejercicio práctico, lo que puede convertir la formación empresarial en un proceso más flexible. Sin embargo, las recomendaciones también deben revisarse; no es conveniente que un algoritmo determine por sí solo qué oportunidades profesionales recibe una persona, especialmente cuando esas decisiones pueden afectar a su carrera dentro de la empresa.

Identificar patrones dentro de la empresa con IA

Los departamentos de recursos humanos generan grandes cantidades de datos: rotación de empleados, absentismo, formación, antigüedad, contrataciones, bajas, puestos vacantes y muchos otros indicadores pueden analizarse para detectar tendencias. La IA puede ayudar a encontrar patrones que serían difíciles de identificar manualmente cuando existe una gran cantidad de información.

Por ejemplo, podría ayudar a detectar que la rotación de determinados perfiles es especialmente elevada o que determinados departamentos presentan una necesidad creciente de formación. También puede utilizarse para preparar informes y resumir información para los responsables de la empresa. Esto permite que RR. HH. pase de una función exclusivamente administrativa a una función más orientada al análisis y la estrategia. Pero hay una diferencia fundamental entre detectar una correlación y conocer su causa: si una IA detecta que existe una elevada rotación en un departamento, no significa automáticamente que haya identificado el motivo, será necesario investigar la situación y hablar con las personas implicadas. La IA puede señalar dónde mirar, pero no necesariamente explicar por sí sola por qué ocurre algo.

La llamada analítica predictiva de recursos humanos intenta utilizar datos históricos para identificar patrones relacionados con diferentes acontecimientos, incluida la posible rotación. En teoría, un sistema podría detectar que determinados factores aparecen con frecuencia antes de que un trabajador abandone una organización. Esto puede resultar útil para investigar problemas de retención, pero existe un peligro: convertir una predicción estadística en una etiqueta aplicada a una persona.

Si un sistema indica que un empleado tiene una alta probabilidad de abandonar la empresa, el responsable podría empezar a tratarlo de manera diferente, lo que llevaría a crear un efecto contraproducente y terminaría provocando precisamente el resultado que supuestamente se quería predecir. Por eso, este tipo de análisis debería utilizarse principalmente para identificar tendencias generales y generar preguntas que la empresa pueda investigar, no para etiquetar automáticamente a trabajadores.

Los riesgos de utilizar IA en RR.HH.

Como hemos ido viendo a lo largo del artículo, el uso de IA puede ser una gran herramienta en recursos humanos, pero también trae consigo muchos riesgos. La primera gran preocupación es la privacidad: los departamentos de RR. HH. manejan información especialmente sensible: datos personales, contratos, salarios, evaluaciones, currículums, información relacionada con la trayectoria profesional y, dependiendo del contexto, otros datos que requieren una protección especial. Introducir esa información en cualquier herramienta de IA sin comprobar previamente cómo se procesan y almacenan los datos puede generar problemas importantes.

También está el riesgo de discriminación: un sistema puede parecer neutral y, sin embargo, producir resultados desfavorables para determinados grupos si los datos o criterios utilizados presentan sesgos. De hecho, la normativa europea presta especial atención precisamente a estos riesgos: el Reglamento de IA considera de alto riesgo determinados usos de IA en empleo porque pueden afectar a las perspectivas profesionales, los medios de subsistencia y los derechos de los trabajadores, además de perpetuar patrones históricos de discriminación.

Además, existe el problema de la falta de transparencia: si un responsable pregunta por qué un candidato ha sido descartado y nadie puede explicar adecuadamente cómo se ha producido esa recomendación, la empresa puede encontrarse ante una situación complicada. Por último está el exceso de confianza: una IA puede generar respuestas convincentes y análisis aparentemente sofisticados sin comprender realmente a las personas como lo haría un profesional experimentado de RR. HH. Por eso, la velocidad de la herramienta nunca debería confundirse con capacidad para tomar decisiones humanas complejas.

Conclusión: qué puede hacer realmente la IA en recursos humanos

La inteligencia artificial puede cambiar profundamente la forma en que funcionan los departamentos de recursos humanos: puede ayudar a encontrar candidatos, organizar currículums, redactar ofertas, preparar entrevistas, resumir información, gestionar la incorporación, responder preguntas de los empleados, personalizar la formación, analizar datos y automatizar numerosos procesos administrativos, pero sus posibilidades no deberían confundirse con una autorización para automatizar cualquier decisión.

Cuanto más afecta una decisión al futuro profesional de una persona, mayor debe ser el nivel de supervisión, control y responsabilidad humana. En Europa, además, determinados usos de IA relacionados con contratación, promoción, terminación, asignación de tareas y evaluación de trabajadores están incluidos dentro de la categoría de sistemas de alto riesgo del Reglamento de IA. Por eso, probablemente el mejor escenario para la IA en recursos humanos no sea una empresa en la que un algoritmo decide quién entra, quién asciende y quién sale; es una empresa en la que la IA se encarga de buena parte del trabajo repetitivo, analiza información para ayudar a detectar oportunidades y facilita el acceso a los datos, mientras los profesionales de RR. HH. mantienen el control sobre las decisiones que requieren contexto, responsabilidad y criterio.

En definitiva, la IA puede hacer que  el departamento de recursos humanos sea más rápido, más eficiente y más basado en datos, pero no convierte automáticamente la gestión de personas en un proceso que pueda delegarse por completo en una máquina. El verdadero valor aparece cuando la tecnología se utiliza para liberar tiempo y mejorar el trabajo de los profesionales, no para eliminar la responsabilidad humana.