Cómo ahorrar dinero y mejorar las finanzas

Controlar los gastos es una de las tareas más importantes para cualquier negocio, pero también una de las que más fácilmente pueden quedar en segundo plano. Una empresa puede aumentar sus ventas y, aún así, tener problemas económicos si sus costes crecen demasiado rápido o si no existe un control adecuado sobre dónde se está utilizando el dinero. La inteligencia artificial puede convertirse en una herramienta interesante para afrontar este problema, y aunque no se trata de dejar que una IA gestione las finanzas de una empresa por sí sola, puede ser muy interesante utilizarla para analizar información, encontrar patrones, detectar gastos innecesarios y ayudar a tomar decisiones con mayor rapidez.

Desde clasificar gastos y analizar facturas hasta comparar proveedores, elaborar presupuestos o detectar cambios inesperados en los costes, existen numerosas tareas en las que la IA puede ahorrar tiempo a empresarios, autónomos y equipos administrativos. Además, uno de los aspectos más interesantes es que estas herramientas pueden resultar útiles tanto para una pequeña empresa como para organizaciones con grandes cantidades de información. La diferencia estará principalmente en el volumen de datos y en la complejidad de los procesos.

En este artículo veremos cómo utilizar la inteligencia artificial para controlar los gastos de un negocio, qué tareas puede facilitar y qué precauciones conviene tener en cuenta para utilizarla correctamente.

Antes de intentar reducir gastos, es necesario saber exactamente dónde se está utilizando el dinero. Puede parecer algo evidente, pero cuando una empresa tiene decenas o cientos de operaciones cada mes, identificar patrones manualmente puede llevar bastante tiempo. Una IA puede ayudar a clasificar los gastos en diferentes categorías y ofrecer una visión más clara de la situación: por ejemplo, podemos trabajar con información previamente organizada y pedir a una herramienta que agrupe los gastos en categorías como suministros, alquiler, publicidad, software, transporte, proveedores o servicios profesionales.

Un prompt podría ser: «Analiza estos gastos y clasifícalos por categorías. Después indica qué categorías representan un mayor porcentaje del gasto total y señala aquellas que hayan aumentado considerablemente respecto al periodo anterior.» El objetivo no es simplemente obtener una lista, lo interesante es detectar patrones. Así, quizá una empresa descubra que está gastando mucho más de lo que pensaba en determinadas suscripciones, que los costes de publicidad han aumentado durante varios meses o que un proveedor representa una parte excesivamente elevada de determinados gastos. La IA puede ayudar a encontrar estas señales con mayor rapidez.

Detectar gastos que han aumentado sin que nadie se dé cuenta

Uno de los problemas habituales en una empresa es que determinados costes aumenten poco a poco. Un servicio que costaba 30 euros al mes puede pasar a costar 35, una factura puede incrementarse ligeramente, un proveedor puede aplicar una subida de precios. Individualmente, estos cambios pueden parecer poco importantes, pero el problema aparece cuando se acumulan.

La inteligencia artificial puede comparar información de diferentes periodos y señalar cambios que merecen una revisión. Podríamos pedir: «Compara los gastos de estos dos periodos e identifica las categorías que hayan aumentado. Ordénalas según el porcentaje de incremento y señala cuáles deberían revisarse primero.»

De esta manera, la IA puede funcionar como una herramienta de alerta; no significa que cada aumento sea negativo, algunos pueden deberse simplemente a un incremento de actividad o a una inversión planificada, la utilidad está en saber dónde mirar. De esta forma, en lugar de revisar manualmente todos los movimientos, el responsable puede centrarse primero en aquellos que presentan cambios más relevantes.

Analizar las facturas de una empresa

Las facturas contienen una gran cantidad de información útil: proveedor, fecha, importe, impuestos, productos o servicios contratados y otros datos pueden utilizarse posteriormente para analizar los costes de una empresa. Cuando existen muchas facturas, revisarlas una por una puede resultar tedioso. Sin embargo, las herramientas de IA son capaces de procesar documentos y pueden ayudar a extraer y organizar determinada información, siempre que se utilicen soluciones adecuadas que respeten las obligaciones de privacidad y protección de datos de la empresa.

Por ejemplo, una empresa podría utilizar un sistema para extraer los importes y proveedores de sus facturas y posteriormente analizar la evolución de los gastos. También podría pedir: «Agrupa estas facturas por proveedor y calcula qué porcentaje del gasto total representa cada uno. Señala aquellos proveedores cuyo gasto haya aumentado más respecto al periodo anterior.» Esto puede facilitar la identificación de proveedores especialmente relevantes para el negocio, y, además, tener la información organizada, lo que permite realizar análisis posteriores sin tener que empezar desde cero cada vez.

Encontrar suscripciones que ya no son necesarias

Las suscripciones digitales se han convertido en un gasto habitual para muchas empresas: programas de diseño, herramientas de productividad, plataformas de marketing, almacenamiento en la nube, servicios de comunicación y numerosas aplicaciones pueden generar pagos mensuales o anuales.

El problema aparece cuando una empresa acumula servicios que ya no utiliza. Frente a ello, una herramienta de IA puede ayudar a crear un inventario de las suscripciones y clasificarlas según su coste, frecuencia de uso o departamento. Podemos plantearle algo como: «Tengo estas 25 suscripciones empresariales. Clasifícalas por coste mensual y finalidad. Después crea una lista de preguntas que debería responder antes de decidir si mantener, cambiar o cancelar cada servicio.»

La IA no debería decidir automáticamente qué suscripciones cancelar, pero sí puede ayudarnos a organizar la información necesaria para tomar la decisión. En algunas empresas, simplemente revisar periódicamente estas partidas puede revelar un ahorro considerable.

Comparar proveedores y encontrar oportunidades de ahorro

Los proveedores representan una parte importante de los costes de muchas empresas, y materias primas, servicios profesionales, transporte, suministros o productos necesarios para desarrollar la actividad pueden suponer una cantidad importante de dinero cada mes. La IA puede ayudar a comparar diferentes propuestas cuando la información está disponible de forma estructurada. Podemos pedirle que analice precios, condiciones, cantidades mínimas, plazos de pago o servicios incluidos.

Por ejemplo: «Compara estas tres propuestas de proveedores teniendo en cuenta precio, condiciones de pago, plazo de entrega, cantidad mínima y servicios incluidos. Presenta las principales diferencias y señala qué aspectos debería negociar antes de tomar una decisión.» Esto no significa que la opción más barata sea automáticamente la mejor; un proveedor económico pero poco fiable puede terminar generando más costos que otro ligeramente más caro, pero precisamente por eso, la IA debe utilizarse para facilitar el análisis y no para reducir una decisión compleja a una única cifra.

Crear presupuestos más realistas

Controlar gastos no significa únicamente reducirlos, también significa planificarlos. Una empresa necesita saber aproximadamente cuánto dinero necesitará durante los próximos meses para evitar sorpresas y poder tomar decisiones con mayor seguridad. La IA puede ayudar a analizar datos históricos y crear diferentes escenarios.

Por ejemplo: «Utiliza estos gastos de los últimos 12 meses para identificar los costes recurrentes, los gastos estacionales y los gastos extraordinarios. Después crea tres escenarios para los próximos seis meses: conservador, moderado y de crecimiento.» Esto permite visualizar diferentes posibilidades, y una empresa que está pensando en contratar a un empleado, abrir una nueva ubicación o aumentar su inversión publicitaria puede utilizar diferentes escenarios para estudiar cómo podrían afectar estas decisiones a sus gastos. Es cierto que la IA no puede conocer el futuro, pero sí puede ayudar a estructurar escenarios basados en la información disponible.

Otra aplicación relacionada con la anterior consiste en intentar anticipar ciertos costes aprovechando que algunos gastos son relativamente predecibles. Una empresa puede saber aproximadamente cuánto paga de alquiler, determinados servicios, salarios o suministros habituales, mientras que otros dependen de factores como las ventas, la temporada o el nivel de actividad.

Como ya hemos mencionado, los modelos de análisis pueden estudiar datos históricos para identificar patrones y realizar estimaciones. Por ejemplo, un negocio que experimenta un aumento de actividad durante determinados meses puede analizar cuánto suelen crecer sus costes durante ese periodo. La utilidad está en poder prepararse con antelación: si la empresa sabe que determinados gastos suelen aumentar en una época concreta, puede incorporar esa información a su planificación.

Conclusión

La inteligencia artificial puede convertirse en una herramienta muy útil para controlar los gastos de un negocio. Puede ayudar a clasificar operaciones, analizar facturas, detectar aumentos de costes, encontrar posibles duplicidades, comparar proveedores, revisar suscripciones y crear presupuestos más completos, y también puede facilitar el análisis de campañas de marketing, detectar gastos que merecen una revisión y generar alertas cuando determinadas partidas se comportan de una manera diferente a la habitual.

Pero reducir gastos no debería convertirse en el único objetivo; una empresa necesita gastar dinero para funcionar, crecer y ofrecer productos o servicios de calidad, es decir, el objetivo real no es gastar lo mínimo posible, sino utilizar el dinero de la manera más eficiente posible, y precisamente aquí es donde la inteligencia artificial puede aportar valor.

En lugar de sustituir al empresario, al responsable financiero o al equipo administrativo, puede ayudarles a procesar información y encontrar patrones que serían más difíciles de detectar manualmente. La mejor estrategia probablemente será combinar la velocidad de la IA con el criterio humano: una máquina puede decirnos que determinado gasto ha aumentado un 20 %, una persona puede explicar por qué, una IA puede detectar que una suscripción apenas se utiliza, el responsable del negocio es quien puede decidir si realmente necesita mantenerla, y una herramienta puede señalar que un proveedor se ha encarecido, pero será la empresa quien decida si negociar, cambiar de proveedor o aceptar el aumento. Por eso, utilizar la IA para controlar los gastos no consiste simplemente en pedirle a una máquina que nos diga dónde gastar menos, consiste en utilizarla para comprender mejor dónde está utilizando el dinero la empresa, qué resultados está obteniendo a cambio y qué decisiones pueden mejorar esa relación entre costes y resultados. En un entorno empresarial cada vez más competitivo, esa capacidad de analizar los gastos con rapidez puede convertirse en una ventaja importante.